一、相關規(guī)定

1.《建設工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T50319-2013

2.0.24監(jiān)理文件資料工程監(jiān)理單位在履行建設工程監(jiān)理合同過程中形成或獲取的，以一定形式記錄、保存的文件資料。

7.1.1項目監(jiān)理機構(gòu)應建立完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設專人管理監(jiān)理文件資料。

7.1.2項目監(jiān)理機構(gòu)應及時、準確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料。

2 《建設工程文件歸檔規(guī)范》GB/T 50328-2014

2.0.4 監(jiān)理文件監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。

3.0.1工程文件的形成和積累應納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍。

3.0.2工程文件應隨工程建設進度同步形成，不得事后補編。

4.2.2工程文件的內(nèi)容及其深度應符合國家現(xiàn)行有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等標準的規(guī)定。

4.2.3工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，應與工程實際相符合。

4.2.4工程文件應采用碳素墨水、藍黑墨水等耐久性強的書寫材料，不得使用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料。計算機輸出文字和圖件應使用激光打印機，不應使用色帶式打印機、水性墨打印機和熱敏打印機。

4.2.5工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)應完備。

4.2.6工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。

二、 基本要求

1 監(jiān)理單位應制定監(jiān)理文件資料管理的相關制度及管理體系，應定期組織對項目監(jiān)理機構(gòu)的監(jiān)理文件資料編制、整理、組卷和歸檔工作進行監(jiān)督檢查。

2 監(jiān)理單位應按有關資料管理規(guī)定和監(jiān)理合同約定，及時向建設單位移交需要歸檔的監(jiān)理文件資料，并辦理移交手續(xù)。

3總監(jiān)理工程師是項目監(jiān)理文件資料管理的第一責任人。

4 總監(jiān)理工程師應指定熟悉工程監(jiān)理業(yè)務的人員負責管理監(jiān)理文件資料，并明確其崗位職責。

5總監(jiān)理工程師應檢查項目監(jiān)理機構(gòu)資料管理人員的工作。

6 總監(jiān)理工程師應審核項目監(jiān)理機構(gòu)歸檔的工程監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定向監(jiān)理單位移交。

7 項目監(jiān)理機構(gòu)應建立健全監(jiān)理文件資料管理制度，落實監(jiān)理文件資料管理職責，應做到“明確責任，專人負責”。

8監(jiān)理文件資料的簽字人員是監(jiān)理文件資料的直接責任人，應對所編制、記錄、簽發(fā)的監(jiān)理文件資料的真實性負責。

9 簽字人員應對報送文件資料進行審核，對文件資料有疑義的，應向文件資料報送單位進行核實，經(jīng)審核符合要求后方可簽字，必要時應告知相關監(jiān)理人員。

10簽字文件資料有時效規(guī)定的，簽字人員在接到文件資料的第一時間審查時效性是否符合規(guī)定要求。

11簽字人員應配合資料管理人員及時整理和歸檔監(jiān)理文件資料。

12監(jiān)理文件資料的編制和形成須具有可追溯性，應客觀真實反映監(jiān)理工作實際情況以及工程建設各方合同履約情況。

13監(jiān)理文件資料應真實、準確、有效和完整;嚴禁偽造、涂改、故意撤換和損壞文件資料。

14項目監(jiān)理機構(gòu)應隨工程進度及時、準確完整地收集、整理、組卷、歸檔監(jiān)理文件資料。

15監(jiān)理文件資料應字跡清晰，內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準確，結(jié)論明確，并有相關人員簽字，需要加蓋印章的應有相關印章。相關證明文件資料應為原件，若為復印件應加蓋報送單位的印章，并注明原件存放處、經(jīng)辦人簽字及日期。

16監(jiān)理文件資料應保證時效性，及時簽認和傳遞。

17監(jiān)理文件資料分為紙質(zhì)文件資料和電子文件資料，其中:

(1)需加蓋印章的工程資料應采用紙質(zhì)資料。

(2)監(jiān)理文件資料宜采用電子文件資料。

(3)涉及工程結(jié)構(gòu)安全的重要部位、關鍵工序，應留置相關影像資料，并附相應文字說明。

18所有工程文件資料中工程名稱應與建設工程施工許可證保持一致，相關參建單位名稱應為全稱。

三、監(jiān)理文件資料的內(nèi)容

1.主要內(nèi)容

(1)勘察設計文件、建設工程監(jiān)理合同及其他合同文件。

(2)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則。

(3)設計交底和圖紙會審會議紀要。

(4)施工組織設計、(專項)施工方案、施工進度計劃報審文件資料。

(5)分包單位資格報審文件資料。

(6)施工控制測量成果報驗文件資料。

(7)總監(jiān)理工程師任命書，工程開工令、暫停令、復工令，工程開工或復工報審文件資料。

(8)工程材料、構(gòu)配件、設備報驗文件資料。

(9)見證取樣和平行檢驗文件資料。

(10)工程質(zhì)量檢查報驗資料及工程有關驗收資料。

(11)工程變更、費用索賠及工程延期文件資料。

(12)工程計量、工程款支付文件資料。

(13)監(jiān)理通知單、工作聯(lián)系單與監(jiān)理報告。

(14)第一次工地會議、監(jiān)理例會、專題會議等會議紀要。

(15)監(jiān)理月報、監(jiān)理日志、旁站記錄。

(16)工程質(zhì)量或生產(chǎn)安全事故處理文件資料。

(17)工程質(zhì)量評估報告及竣工驗收監(jiān)理文件資料。

(18)監(jiān)理工作總結(jié)。

2.其他文件資料

(1)項目監(jiān)理單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書。

(2)項目監(jiān)理機構(gòu)任命文件。

(3)總監(jiān)理工程師授權(quán)書及《承諾書》。

(4)總監(jiān)理工程師代表授權(quán)書(如有)。

(5)總監(jiān)理工程師變更申請(如有)。

(6)專業(yè)監(jiān)理工程師變更通知書。

(7)總監(jiān)理工程師注冊證書。

(8)其他監(jiān)理人員職稱證書、業(yè)務培訓證書等相關證件。

四、監(jiān)理文件資料的分類

在工程項目監(jiān)理過程中所產(chǎn)生的信息與文件資料，依據(jù)文件資料形成的屬性，可分為以下類別:

1.編制類資料

包括由項目監(jiān)理機構(gòu)編制的監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理見證計劃、監(jiān)理月報、工程質(zhì)量評估報告及監(jiān)理工作總結(jié)等文件資料。

2. 簽發(fā)類資料

包括由監(jiān)理公司簽發(fā)的組建項目監(jiān)理機構(gòu)的任命文件，項目監(jiān)理機構(gòu)簽發(fā)的各種監(jiān)理指令及監(jiān)理報告、工作聯(lián)系單等文件資料。

3.審驗類資料

包括由項目監(jiān)理機構(gòu)審查、核驗施工單位報送的各種報審報驗表及其附件等文件資料。

4. 記錄類資料

包括項目監(jiān)理機構(gòu)在監(jiān)理過程中形成的監(jiān)理日志、會議紀要、旁站記錄、見證記錄、實體檢驗記錄、平行檢驗記錄等文件資料。

5. 臺賬類資料

包括項目監(jiān)理機構(gòu)結(jié)合監(jiān)理項目具體情況對材料、構(gòu)配件、設備進場驗收，見證取樣送檢等建立的工作臺賬。

6.相關服務類資料

包括工程勘察階段、工程設計階段、工程保修階段服務的相關文件資料。

五、監(jiān)理表格

1.《建設工程監(jiān)理規(guī)范》表格分類

《建設工程監(jiān)理規(guī)范》表格分A、B、C三類:

A類表:工程監(jiān)理單位報告、指令用表，由工程監(jiān)理單位或項目監(jiān)理機構(gòu)簽發(fā);簽發(fā)類資料的表格主要采用A類表。

B類表:施工單位報審、報驗用表，由施工單位或施工項目經(jīng)理部填寫后報送工程建設相關方;審驗類資料的報審表格主要采用B類表。

C類表:通用表，是工程建設相關方工作聯(lián)系的通用表格。

2.各類表格的使用

(1)各類表格的簽發(fā)、報送、回復應當依照合同文件、法律法規(guī)、標準規(guī)范等規(guī)定的程序和時限進行。

(2)各類表格中施工項目經(jīng)理部用章的樣章，應在項目監(jiān)理機構(gòu)和建設單位備案;項目監(jiān)理機構(gòu)用章的樣章，應在建設單位和施工單位備案。

(3)各類表中所涉及有關工程質(zhì)量方面的附表，由于各行業(yè)、各部門的專業(yè)要求不同，各類工程質(zhì)量驗收附表應符合相關專業(yè)驗收規(guī)范及相關表式的要求。若沒有相應表式，在工程開工前，項目監(jiān)理機構(gòu)應與建設單位、施工單位，根據(jù)工程特點、質(zhì)量要求、竣工及資料歸檔要求進行協(xié)商，制定工程質(zhì)量驗收相應表式，并在使用前明確其使用要求。

(4)須加蓋工程監(jiān)理單位的表格為表A.0.1總監(jiān)理工程師任命書，須加蓋施工單位法人印章的表格為表B.0.2工程開工報審表、表B.0.10單位工程竣工驗收報審表。

(5)下列10個表格中，總監(jiān)理工程師簽字后應加蓋執(zhí)業(yè)印章:

1)表A.0.2工程開工令

2)表A.0.5工程暫停令

3)表 A.0.7 工程復工令

4)表A.0.8工程款支付證書

5)表B.0.1施工組織設計或(專項)施工方案報審表

6)表B.0.2工程開工報審表

7)表B.0.10單位工程竣工驗收報審表

8)表B.0.11工程款支付報審表

9)表B.0.13費用索賠報審表

10)表B.0.14工程臨時或最終延期報審表